Als je een polikliniek runt, weet je hoe belangrijk patiënttevredenheid én een vlotte organisatie zijn. Terwijl artsen en zorgmedewerkers zich focussen op kwalitatieve zorg, ontstaat er vaak een stille boosdoener achter de schermen: manuele afspraakplanning. 

Werk je nog met telefoontjes, notitieboekjes of Excel-lijsten? Dan kost dit je elke dag tijd, fouten én gemiste kansen. Traditionele methoden zorgen voor een hoge werkdruk bij je baliepersoneel, terwijl ze die tijd eigenlijkmoeten besteden aan patiënten en administratieve kwaliteit. 
 

De 3 grootste kosten van manuele afspraakplanning 

Manuele systemen lijken onschuldig, maar veroorzaken directe financiële en operationele schade. 

1. No-shows en verloren omzet 

Het grootste verlies in een polikliniek ontstaat door patiënten die niet komen opdagen. Vaak simpelweg omdat ze de afspraak vergeten. Zonder automatische herinneringen wordt dit probleem alleen maar groter. Digitalesystemen verlagen de no-show-ratio drastisch. 

2. Overbelasting van het personeel 

Afspraken noteren, bevestigen, wijzigen en annuleren… 
Je personeel kan gemakkelijk uren per dag kwijt zijn aan telefoonverkeer. Daardoor krijgen andere belangrijke taken minder aandacht. Digitaliseren betekent: minder telefoontjes, meer tijd voor patiënten. 

3. Een frustrerende patiëntenervaring 

Patiënten verwachten dezelfde eenvoud als bij online bankieren of shoppen. Telefonisch afspraken maken of wachten op bevestiging veroorzaakt onnodige irritatie. Een complexe afsprakensetting zorgt ervoor dat nieuwepatiënten sneller afhaken. 
 

De voordelen van digitale patiëntplanning 

Met de juiste digitale tools wordt het managen van een polikliniek veel eenvoudiger. Dit zijn de belangrijkste voordelen: 

1. 24/7 online afspraken